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電子帳簿保存法の改定 2022.6.20

「電子帳簿保存法が改定されるので、システムを見直しませんか」という企業の広告を見る経験がある人は今後増えてくるかと思われます。

2021年の終わりぐらいに電子帳簿保存法に関するニュースが流れたので、名前は知っている方は多いかと思います。
題名にあるように、この法律は「改定」であり、1998年から存在した法律で、何度も改定がされてきましたが、2022年1月施行の改定の１つに（事業の規模の大小を問わず）「電子取引を紙に出力しての保存を認めない」という改定があり、この改定は大きく取り上げられることになりました。

ここで勘違いしてはいけないのは、全ての書類をデータで保存しなければならなくなったわけではない事です。
あくまでも「電子取引」については一定の要件を満たしたデータ保存を義務付けられましたが、紙で受け取った領収証や、自己が一貫してコンピューターで作成した書類（仕訳帳・現金出納帳や貸借対照表・損益計算書）などは、紙で保存しておいても大丈夫です。

電子取引の定義は「取引方法の授受を電磁的方法により行う取引」とされており、具体的には、EDI取引やインターネット等による取引、請求書等のPDFをメールで送付する方法や、Web請求書発行システムなどを利用する方法などがあります。

電子取引の保存が認められる要件は
・真実性の要件
・可視性の要件
を満たすものとなっています。

真実性の要件とは、授受したデータを改さんされていないことを証する処置を取らなければいけないという事です。
具体的にはタイムスタンプ（時刻認証局などの第三者により、タイムスタンプ付与時にそのデータが存在し、そのデータがタイムスタンプを付与された以後に改さんされていないことを証するシステム）が付与することや、訂正・削除のできないシステムで取引情報の授受及び保存を行うことが挙げられます。

可視性の要件とは、データの保存場所を定め、検索機能を確保して、これらの操作マニュアルを備え付け、いつでもすぐにデータを探し出せるようにしておくことです。

このほかにも、2022年1月の改定はいくつかあります。
例えば、従来は電磁的方法での保存をするためには3ヶ月までに税務署長などに申請する必要がありましたが、事前承認制度は廃止されました。

その他、改正前までは、内部統制（不正防止のため）の目的で、電子帳簿保存に関する社内規定の整備や2名以上での対応（チェック機能の強化）などの適正事務処理要件がありましたが、これも廃止されました。
他にも改定点はいくつかありますが、様々な面において、電子帳簿保存に関するハードルが緩和され、電子帳簿保存がしやすいようになりました。

2021年に上記の改定が発表されましたが、1年もしないうちに要件を満たすためのシステムを整えなければいけないことに対して多くの意見が寄せられ、電子取引の電磁的保存の義務化は、2023年12月末まで2年間猶予されることになりました。

書面をスキャン保存することで電子的保存とすること（＝取引に関する書類をすべてデータ化すること）も可能ですが、一定水準（200dpi以上）以上の解析度による読み取りが求められるほか、タイムスタンプの付与やカラー画像による読み取り（一部例外あり）も求められており、全ての書類を電磁的方法で保存するというのはハードルが高いかと思われます。

電子取引の電磁的保存の義務化は、まだ先の話ですが、直前になって慌てることなく、今から準備を始めておいた方がいいでしょう。